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OA办公系统是什么

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OA办公系统是将现代化办公和计算机技术相结合的一种新型的协同办公方式,支持这一方式的软硬件系统称之为OA软件或者OA硬件。今天我们所说的 OA系统多指辅助行政办公所需要的应用软件,主要包括:信息发布、工作流管理、公文管理、通知、公告、事务管理、工作日程、工作计划总结、办公资源共享管理等等。

  很多网友都在问OA办公系统是什么?现在有一种较普遍的偏见:认为OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索、电子表格、电子邮件等等这些非结构化数据的处理和交换过程,面向的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门、文秘部门。其实,今天看来,OA应有更丰富的内容和层面,更广泛的用户群。以下是笔者对OA在功能上以及所涉及的技术范畴的肤浅理解,愿与同行商榷。

  OA面向不同层次的使用者,便有不同的功能表现:

  对于企业高层领导而言,OA是决策支持系统(DSS)。OA运用科学的数学模型,结合企业内部/外部的信息为条件,为企业领导提供决策参考和依据;

  对于中层管理者而言:OA是信息管理系统(IMS),OA利用业务各环节提供的基础“数据”,提炼出有用的管理“信息”,把握业务进程,降低经营风险,提高经营效率;

  对于普通员工而言:OA是事务/业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效,愉快地工作。

  今天,在中国推行OA办公系统尤有其重要性和必要性:

  1、OA对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理比以往任何时候更显重要。信息社会中,竞争取胜的法宝是信息,而OA所收集、处理、分析的对象正是“信息”。中国企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家企业,迫切需要通过推行OA来改善经营管理手段,提高管理水平,增强企业竞争力。

  2、推行OA,能给中国企业的经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来革命性进步。在企业中做IT工作都深受一个共同的难题长期困扰:企业经营和管理方式太不规范、太不严谨,缺乏全局观和系统观,人为因素太多,而且变化不定。这不仅为企业的经营和管理带来盲目性,而且为推进信息管理设置了障碍。推行OA,不仅是管理手段的改善,更重要的是带来管理思想的进步。

  3、企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变。OA为用户提供的正是自我服务的支持,这正说明了OA已成为一种潮流,一种趋势、一种更好的企业办公方式。

  4、很多中国企业早在80年代初就着手建立企业的管理信息系统(MIS)。近20年过去了,我们没有看到中国企业管理水平质的飞跃,其中,除了技术能力局限的原因外,还有观念、认识方面的原因。过去做MIS,更多地注重了对规范的、结构化的数据的管理,而且走入了用先进的技术手段模拟手工操作的误区。模拟手工操作只有界面的友好程度、模拟的逼真程度的差别,不会有管理水平的提高。而OA所面向的对象是企业经营过程中所有可能产生的数据:结构化与非结构化的、多媒体的等等;OA所直指的目标是物化科学的管理思想。所以今天所谈的OA较过去的MIS有更广泛、更深刻的意义。当然,过去的MIS也为我们今天的OA打下一个良好的基础,也就是说OA的确很重要,同时实现OA也并非遥不可及。

  如何实现OA办公系统

  正面回答“如何实现OA”,笔者自认力不能及。正如前文所述,OA是一个过程和境界,是一个不断发展变化的概念。我们的工作是努力接近OA的目标。笔者在公司从事了多年OA工作,公司的OA应用也初具规模,实施方式并非标准模式,OA的框架也并非标准样板,因此,本文无意赘述公司的OA建设过程和框架,仅谈谈工作体会和经验。

  泛普软件认为:多年来,OA尚无一个确切的定义,人们对OA的看法和理解各有不同。笔者认为:OA本身就不是一个有确定界定的概念,它是一个过程、一种境界。它随技术的发展而发展,随人们办公方式和习惯以及管理思想的变化而变化。在技术发展过程中的每一个阶段,人们给OA赋予了不同的内容和新的想象,技术与管理的进步给OA打下了每一步发展的历史烙印。同时,不同行业、不同层次的人对OA的看法和理解也各有不同。也许正是OA这种变化和发展的特点使之成为30多年来常新不衰的话题。

  现在有一种较普遍的偏见:认为OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、文献检索、电子表格、电子邮件等等这些非结构化数据的处理和交换过程,面向的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门、文秘部门。其实,今天看来,OA应有更丰富的内容和层面,更广泛的用户群。以下是笔者对OA在功能上以及所涉及的技术范畴的肤浅理解,愿与同行商榷。

  功能方面:广义面言,OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者,便有不同的功能表现:

  对于企业高层领导而言,OA是决策支持系统(DSS)。OA运用科学的数学模型,结合企业内部/外部的信息为条件,为企业领导提供决策参考和依据;

  对于中层管理者而言:OA是信息管理系统(IMS),OA利用业务各环节提供的基础“数据”,提炼出有用的管理“信息”,把握业务进程,降低经营风险,提高经营效率;

  对于普通员工而言:OA是事务/业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效,愉快地工作。

  技术范畴:OA是计算机技术在办公业务中的合理应用。计算机技术是OA的前提。如果脱离计算机技术面阔谈OA,无异于痴人说梦。没有计算机技术,OA便成无源之水、无本之木。计算机对信息的存储与处理能力极大地改变了人们的办公方式,提高了工作效率。如:要建立决策支持系统,则需要数据仓库 、OLAP等技术;要建立信息管理系统,则要有数据库、程序设计语言等技术;要建立事务/业务处理系统,则离不开数据库、设计良好的人机界面和工作流控制、OLTP等技术。

  OA是利用通信技术来实现人与机器、机器与机器及人与人的交流。通信技术是OA的基础。现代办公室不再是孤军奋战,而是一个团队的协同工作,团队中成员之间的协调、合作离不开通信技术;现代办公室也不再是闭门造车,企业需要与外界广泛的信息交流,这更离不开通信技术。没有通信技术的支持,OA便成空中楼阁。

  OA是科学的管理思想在先进的技术手段下的物化。科学的管理思想是实现OA的核心。计算机技术和通信技术仅仅是为实现OA打下了基础,提供了可能。要真正实现OA,还需物化人类思维中科学管理的内容。正如仅有优质的画笔、画板、颜料而没有达.芬奇,就不会有蒙娜尼莎的微笑一样。不体现人类管理智慧,就不会有真正的OA,如果有,也只是技术的堆砌和摆设。

  由此而知,OA是计算机技术、通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和理想。我们一直在为实现OA而努力,但我们的成果仅仅是在某些环节、某些方面、部分地实现了OA的功能,与真正的OA尚有差距,差距的根本在于应用系统对管理思想的实现方面。

  为什么要OA

  人类文明进步和发展的原动力无非是人类求得自身解放的需要。OA的出现和发展也正是来源于这种需要的牵引。

  传统的办公方式极大地束缚了人的创造力和想象力,埋没了人的智慧和潜能,使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作,手工处理的延时和差错,正是现代化管理中应该去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业,无疑是生产力发展的方向。OA对传统办公方式的变革,正是适应了人们的普遍需求,也顺应了技术发展的潮流,自然成为业界追求的目标。

  泛普软件,在中国推行OA办公系统尤有其重要性和必要性:

  1、OA对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理比以往任何时候更显重要。信息社会中,竞争取胜的法宝是信息,而OA所收集、处理、分析的对象正是“信息”。中国企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家企业,迫切需要通过推行OA来改善经营管理手段,提高管理水平,增强企业竞争力。

  2、推行OA,能给中国企业的经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来革命性进步。在企业中做IT工作都深受一个共同的难题长期困扰:企业经营和管理方式太不规范、太不严谨,缺乏全局观和系统观,人为因素太多,而且变化不定。这不仅为企业的经营和管理带来盲目性,而且为推进信息管理设置了障碍。推行OA,不仅是管理手段的改善,更重要的是带来管理思想的进步。

  3、企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变。OA为用户提供的正是自我服务的支持,这正说明了OA已成为一种潮流,一种趋势、一种更好的企业办公方式。

  4、很多中国企业早在80年代初就着手建立企业的管理信息系统(MIS)。近20年过去了,我们没有看到中国企业管理水平质的飞跃,其中,除了技术能力局限的原因外,还有观念、认识方面的原因。过去做MIS,更多地注重了对规范的、结构化的数据的管理,而且走入了用先进的技术手段模拟手工操作的误区。模拟手工操作只有界面的友好程度、模拟的逼真程度的差别,不会有管理水平的提高。而OA所面向的对象是企业经营过程中所有可能产生的数据:结构化与非结构化的、多媒体的等等;OA所直指的目标是物化科学的管理思想。所以今天所谈的OA较过去的MIS有更广泛、更深刻的意义。当然,过去的MIS也为我们今天的OA打下一个良好的基础,也就是说OA的确很重要,同时实现OA也并非遥不可及。

  如何实现OA办公系统

  正面回答“如何实现OA”,笔者自认力不能及。正如前文所述,OA是一个过程和境界,是一个不断发展变化的概念。我们的工作是努力接近OA的目标。笔者在公司从事了多年OA工作,公司的OA应用也初具规模,实施方式并非标准模式,OA的框架也并非标准样板,因此,本文无意赘述公司的OA建设过程和框架,仅谈谈工作体会和经验。

  在公司,我们建立的计算机应用系统框架如下图:

  OA

  计算机系统

  网络基础设施

  OA处于整个系统的最上层,它是建立在网络、计算机系统基础之上的应用。所以,要实现OA,需要建立良好的基础设施。我公司建立的OA应用包括业务管理、财务管理、总裁查询、文档管理、传真管理、Internet应用等几十个功能模块,涵盖了公司业务和管理的绝大部分环节,在公司总部、京外/海外分支机构得到广泛应用,取得良好的经济效益和社会效益。为公司的管理现代化作了有益的探索。

  我公司建立的OA系统从应用类型上分为以下几种:

  1、面向个人通信的应用:如 电子邮件。传统的通信方式主要是电话、传真、电传。这些方式在费用方面、管理方面存在很多问题。因此我们的做法是:最大程度地用电子邮件方式收发信息,不仅方便了办公、节约了费用,而且记录了业务进程的轨迹,提高了对业务监督、管理水平。

  2、面向信息共享的应用:这类应用的功能是收集、整理、发布、检索信息,向不同权限的人发布不同层次的信息。公司连接美联社、路透社、Chinanet、经贸信息网等,收集了大量的信息;公司在业务进程中也产生了很多重要的信息。我们提供了较为方便的检索、查询手段以及安全控制体系。当然,我们既是信息的使用者,也是信息的提供者,公司的Web站点向外界提供了一个了解公司的窗口,为公司赢得了更多的商机,也为实现电子商务打下了基础。

  3、面向工作流的应用:这类应用主要是用以控制、监督、加速业务进程,使得业务执行者和管理者都能清楚业务的进展,解决业务进程中所出现的阻塞和差错,促进经营业务的正常运行。

  4、面向决策支持的应用:这是信息技术中最高层次的应用,它通过采集、处理、分析前三类应用产生的结果,让企业决策层了解企业的运营状况,预测经营风险,提出决策参考。这是OA应用的最终目标。

  这四类应用的建立并不是一蹴而就的、也不是一成不变的。实现OA是一项系统的、长期的工程。在这一工程的实施过程中,泛普软件认为应该遵守以下原则:

  1、OA建设要有整体观、全局观。从企业整体的OA上着眼,不能迁就个别而影响全局。要坚决去除不利于企业现代化管理的陈规陋习,规范企业管理环节。

  2、面向目标的方法。OA的根本目标是管理和决策支持,在实施OA的过程中始终不能偏离这一目标。在数据库设计、应用流程设计中都应考虑到是否顾及了对决策的支持。

  3、坚持“需求拉、技术推”的原则。需求应始终走在技术的前面,技术永远只是辅助、工具的角色。当然,技术也有对需求推动的作用。需求拉动了技术的进步,技术的进步也对需求向更高层次发展有推动的作用。因此,应贯彻用技术来适应需求的原则,学习和利用技术是以满足用户需求为最高准则。

  4、从简单的入手,迅速向广度和深度发展。即所谓的“Start Simple and go Fast”。在中国,由于用户水平参差不齐,从简单的入手,可以由点到面、由浅入深地引导用户对OA的信赖,并启发他们更广泛、更深入的需求。迅速地推广和深入是为了尽快把技术应用于管理中,否则,需求的变化和技术的发展往往使人们顾此失彼。

  5、选择合适的工具平台。由于OA实施涉及面广而杂,需求分散、零碎,我们需要一个好的工具和平台来满足各方面的需求。在选择工具和平台时,应考虑以下几个方面:

  快速的开发能力 用所选的工具和平台能快速开发应用。

  对需求变化的适应能力 即能根据不断变化的需求对应用进行调整与修正。

  安全性 保证所开发的应用以及数据是安全的。

  泛普软件ThinkOne OA办公系统跨平台性 由于OA是一个集成的系统,所以我们开发的应用不仅能在不同硬件平台上运行,还要有跨操作系统平台、跨数据库平台的能力。

  与其它工具的集成能力。

  支持Internet 标准、适于建立Intranet Internet 已经成为当前最重要的通信手段,不支持Internet 标准,无异于把自己孤立于世界之外;建立Intranet已经成为业界的大势所趋。所以,所选的工具和平台要支持Internet 标准,适于建立Intranet。

  支持移动办公和异地办公 通信技术的发展使世界变得越来越小,OA工具和平台也需适应这种变化。企业机构的分散、人员的流动、业务的多样性对移动办公和异地办公提出了越来越高的要求。

  有利于实现电子商务 电子商务已经热火朝天,我们可以通过有效的工具,迅速跟上时代的步伐。

  有利于实现知识管理 “知识经济”时代竞争的核心要素是知识,OA系统需要而且必然需要知识管理的能力。

  公司选择的OA核心工具是Lotus Notes/Domino。它在以上九个方面有很好的表现,是较理想的实施OA的工具和平台。

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