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企业OA办公系统

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OA办公系统哗变——十大软件“秋点兵”

更新:2015-04-02 18:05    来源:泛普软件 · xiaona
类别:OA系统访问量:307编辑:liuyan 日期:2014-07-03 14:18:31

    无时无刻都被应用,却感知不到其存在,

  这被誉为技术的最高境界。

  历经十余载,OA系统几近如此。

  面对云计算、大数据的兴起,

  以及移动互联网和电子商务的普及,

  众多OA软件企业转向协同办公平台。

  未来,OA软件产品和应用将会怎样?

  OA软件作为企业的基础管理软件,默默支撑着企业的正常运转。与其本身不直接产生利润有关,OA不像CRM、ERP或者业务系统那样受到企业的关注,它甚至连个确切的定义都不曾有。OA被称为“办公自动化”,却没有确切的定义,但这不影响OA软件的发展。随着现代企业办公方式的普及,OA系统如同春草一样,蔓延到各种类型的企业以及政府和机构中,成为大中型企业的标配系统。

  做不大的企业

  OA软件的兴起可以追溯到上世纪末、本世纪初互联网兴起的时候。当时很多企业从最简单的办公电子化做起,把去纸质化当作主要目标,开发了最初级的版本,多以工作流为中心,实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。

  经过十几年的发展,OA软件本身发生了巨大变化,从最初的去纸质化到现在的协同办公,它的范畴越来越广。人们对OA软件的认知度随之发生了变化,由最初不了解OA软件到听从厂商建议部署系统,再到现在可以向OA厂商提出自己对产品的建议。用户在产品体验方面的要求日益提升,这与当前互联网产品带给人们良好的用户体验是分不开的——人们已经习惯于互联网以人为本的服务理念。

  因此,主流OA厂商们逐渐将互联网精神融入到产品中去,提出以人为本的产品理念,还将互联网产品如即时通信工具等融入到OA中。深圳市蓝凌软件股份有限公司(下称蓝凌)还因此开发了基于“三化三核心”(三化:个人化、整合化、移动化,三核心:数据仓库、内容仓库、流程引擎)理论的类互联网开发平台。

  目前通常所说的OA软件指的是本土厂商的软件,国际上虽然IBM Lotus也是协同办公软件,但由于它与国内OA软件区别较大,因此,通常不将它放在讨论的范围之内。虽然历经多年发展,OA软件领域却没有形成稳定的市场格局。目前OA软件市场约有几百家厂商,却没有一家大型企业,实力相对雄厚的前十几家厂商其排名顺序也不断发生变化。

  不温不火的OA市场近期会不会出现大的格局变化?就目前来看,还没有迹象。北京万户网络技术有限公司副总经理徐海棠认为,没有大厂商的介入,较低的市场利润率难以引起投资机构的关注,短期内格局不可能有大的变化。可以说,同以往一样,实力较弱的厂商随时可能被挤出市场;实力稍强的厂商也如履薄冰,因为毕竟没有不可替代的竞争优势,市场份额随时可能改变,历史上不乏曾做得比较好但后来淡出这个领域的厂商。

泛化的产品


或是由于没有确切的定义,OA软件的功能已经外延了很多,因此业内有大OA、泛OA的说法。因此,关于“OA将死”之类的传言不攻自破。产生该传言的原因是有人认为OA的功能可以分解到其它管理系统中。尽管OA的功能看起来可以分解到其它软件中,但在公司的实际运营中却不可行。因为OA是个全员系统,将它的功能分解到其它系统如ERP、CRM中,那么数量众多的用户登录ERP、CRM系统无疑增加了系统的负担和不安全性。还有人称,这两年兴起的企业社交网络将革OA的命。这也说不通,因为企业社交网络平台注重是的沟通,但在协作或者说流程方面并不像OA软件那样专业且功能丰富。此外,目前的企业社交平台以互联网为基因,缺乏企业管理方面的积累,要知道,对于OA软件厂商来说,了解企业的需求是制胜的关键。因此,企业社交网络无法替代OA软件。

  应用趋势显示,不仅OA系统的功能不会被整合到其它系统中,其它系统的一些功能还有被OA整合起来的迹象。企业业务需求的不断增多导致企业内部的信息系统逐渐增多及系统维护成本增加,而且,登录多个系统的繁琐势必影响到用户体验。而OA系统可作为一个登录入口,打通各个系统,提升用户体验。更重要的是,它能打通企业内部的信息孤岛,为企业管理和运营提供更好决策。

  事实上,这种应用在企业中并不鲜见。北京通达信科科技有限公司CEO高波向记者介绍说,他们用OA系统为七匹狼男装打通了13个信息系统。

  大OA、泛OA平台的逐渐盛行缘于满足客户需求。很多企业特别是中小型企业人力和资金资源都非常有限,因此,他们希望人力资源管理、行政报销流程、财务管理甚至一些业务系统功能能在OA软件中实现。厂商们顺应这种需求,根据不同客户群定位,在不同的OA软件产品中开发出多种功能模块,这样用户就可以随需选择。当客户的需求超出这些功能时,OA厂商可做定制化开发或者由客户自行开发功能。

  上海泛微网络科技股份有限公司、北京慧点科技股份有限公司、蓝凌等的OA产品都从不同方面显示出了大OA平台的特质。大OA平台目前在大型企业集团中的应用也非常广泛。北京致远协创软件有限公司(下称致远软件)CMO 黄涌认为,用“协同工作平台”来形容当前的大OA平台更合适,因为它的很多功能已经超出了“办公”的范畴。

  尽管平台化OA软件中可以囊括其它系统的功能,但这不意味着它与专业系统软件构成直接竞争。毕竟在专业性和应用深度上,OA平台的功能还无法与专业软件相比。黄涌称,在一些专业领域,如果企业应用需求并没有那么深入,采用OA平台实现相应功能有利于提升办公效率、企业管理效率并降低管理成本等。

  移动互联网的诉求

  无线网络的迅猛发展给很多软件公司创造了发展机遇,OA软件厂商便是其中之一。能够随时随地满足用户的协同需求,已成为OA软件价值提升的一大体现。用智能手机随时上网登录OA移动版进行办公,也已成为时下很多人特别是公司管理层的主流协同办公方式。

  可以说,移动OA给OA软件增添了新的活力。主流OA厂商无一例外地开发了移动OA版本。黄涌向记者介绍说,移动是致远软件正在讨论的战略问题。移动化一定是未来企业级应用的发展方向,也是致远 软件的发展方向。“未来真正的移动应用一定是碎片化、专业级的,而不是把桌面端应用移植到移动端的应用”。

  然而,由于不同的移动终端如平板电脑、智能手机等需要不同的移动版本,不同的移动操作系统如安卓、iOS也需要不同的版本,因此,开发移动版本的技术含量和工作量以及后期维护成本都很高。此外,甄选合适的功能放在移动端,在网络不稳定的移动互联网中提供良好的用户体验等都在考验着OA厂商的技术实力和服务能力。从目前来看,OA的用户体验还有待提升。

  适者生存

  OA系统虽然成为越来越多公司的标配系统,但不可回避的是,OA项目成功率并不高,有业内人士称成功率不足60%。的确,OA软件市场上产品鱼龙混杂,有些OA软件厂商专业性不强,实施能力不足。此外,在有些企业中,OA项目已经成功实施,但却逐渐受到冷落,甚至沦落到形同虚设的境地。由此可以看出,在一些企业中,OA的重要性还没有得到认可。它从一个侧面反映出OA平台的市场空间还非常大。

  多年前,OA产品的同质化颇受诟病,由于进入OA领域的门槛较低,难免出现产品间相互模仿的现象。在谈及这个话题时,北京慧点科技股份有限公司企业管控事业部解决方案及产品总监杜胜认为,从功能层面上看,似乎OA软件已经同质化了,但实际在细节方面不同厂商的产品差异非常大。他举例说:“比如电子报销中涉及的一些财务科目信息对普通用户而言非常晦涩难懂,而我们又不可能要求每一位员工掌握这些概念,因此在慧点科技的产品中会把这些财务术语转化成为普通用户能够理解的业务语言,让用户在操作过程中对其中的含义一目了然。”

  随着企业在这个领域的不断深入以及客户需求的不断变化,OA软件厂商也在朝着自己具有优势的方向发展,产品的差异化逐渐显现。比如慧点科技主攻大中型企业和政府客户市场,以做项目为主;蓝凌以知识管理为核心,在传统制造业、地产、金融和快速消费品行业具有优势;致远软件在大中小企业都有对应的解决方案,渠道优势明显;北京天作科技有限公司则聚焦于中小企业的整体信息化建设。当然,这还是粗线条来说,具体来言,虽然OA主要有门户管理、流程审批和知识管理三大方面,但各家企业的产品理念、开发语言、技术细节也不尽相同(详情见本专题中关于企业专访的内容)。

  对各主流OA厂商的产品进行研究,就会发现,虽然不同产品中有很多相似功能,但各个产品还是各有特色。向大家推荐了几家在OA领域综合实力比较强的企业比如致远软件、泛微、慧点科技、蓝凌等。其中推荐的天作科技有些特别,虽然它在市场上还没有那么高的知名度,但是产品定位较准,市场空间很大。它为中小企业提供了一种软硬件一体化的信息化解决方案,可以帮助中小企业在资金、人才相对匮乏的情况下快速进入信息化办公时代。

  用户在选择OA平台时,不要盲从,根据自己的需求,抓住最关键几个需求点选择最有用的。就如同飞鹤乳业在2009年选择OA软件时除了综合考虑企业的品牌实力、产品口碑之外,最看重的是协同功能。这几年来的使用经历证明,他们选择致远软件的A8是明智的。

  没有最好,只有最合适!

  北京慧点科技股份有限公司(下称慧点科技)是一家老牌OA企业,从上世纪90年代末以OA产品起家,现已发展成为包含企业管控、风险内控、移动应用、政府监管等多种业务的领先的管理软件与服务提供商。面向集团型企业的OA系统是慧点科技核心业务之一,慧点科技已在大中型集团企业及政府客户为代表的高端OA市场深耕了15年。同时,为满足不断扩展的客户需求,慧点科技引入GRC(Governance,Risk &Compliance)管理理念并与中国企业的管理特色相结合,打造出了符合中国企业实际的、具有前瞻性的企业管理思想,并贯穿于所有业务产品之中,形成了一条独特的IT企业发展之路。

  独特的底层平台和数据库

  和目前市场上多见的Java、.NET等OA开发平台不同,慧点科技OA系统采用的是IBM Domino平台,它是一个包括集成开发环境、数据库、应用服务器在内的包含前端到后端的统一开发平台。业界有人称Domino对于OA的开发存在一些弊端,如Lotus采用专用的文档数据库系统,查询和数据统计效率较为低下,与关系型数据库的整合不好等。对此,慧点科技企业管控事业部解决方案及产品总监杜胜认为,这是对Domino的误解。

  由于采用Domino平台,慧点科技OA系统以文档数据库作为底层数据库,这也是它与其它OA厂商的最大不同之处,后者都采用关系型数据库。文档数据库和关系型数据库最大的不同是没有强约束关系,数据结构可以灵活地变化。“这在大型集团企业的管控领域中是至关重要的,管理和业务的最大区别就是管理的多变性。同时,集团企业内部的重组、兼并非常频繁,也要求系统具有良好的适应性。”杜胜说,“慧点科技OA系统所具有的强大的集团型架构,能够跟随组织机构的变化随时调整,支持应用级的拆分和重组、集中和分布式的部署方式以及庞大的并发用户数量。”

  慧点科技OA系统除了有好的基础平台之外,还非常重视用户体验。“慧点科技在产品研发创新方面一直在作努力。正是无数的产品细节构筑了良好的用户体验,也赢得了用户的信赖与认可。慧点科技始终保持超过90%的用户二次签单率。”杜胜骄傲地说。

  谙熟客户业务

  对于大型集团企业的信息系统而言,合适的技术只是解决企业问题的一方面,谙熟他们的业务的难度更胜于攻克技术难点。

  杜胜介绍说,集团型OA往往覆盖集团及其下属单位,把每一级的业务都囊括进来。而对于很多靠兼并成长起来的集团企业来说,下属企业管理体制各有特点,IT基础也不尽相同,因此OA系统在集中管理的模式下,又需要做明确而详细的分权控制,还要兼顾各个企业的差异化需求。慧点科技OA系统采用混合模式部署,在集团统一的OA架构下,又为每一家企业构建出自己的系统空间,可以做一些个性化的功能建设。

  厂商在帮助集团企业进行OA建设规划时,要了解总部及下属各企业的业务,并具备先进的管理模式与经验去引导企业信息化应用建设,这既是需要也是挑战。而OA作为一个全员系统,一定程度上比其它系统实施起来更为复杂。再加上不同集团企业在业务运营、管理模式、企业文化等方面千差万别,在建设OA系统时不能生搬硬套。“慧点科技设有业务顾问去充分熟悉客户企业的业务和管理模式,帮助企业梳理管理体系、规划系统,这样就能打造出最适合企业应用的OA系统。”

  此外,针对企业内部的不同业务管理问题,慧点科技通过深入和精细化的研究,以OA为基础,提炼出了各类专项管控解决方案,如合同管理、法律事务管理、资金费用管控等。“这些都是靠长年的集团型企业管理研究和信息化实践经验积累产生的成果,慧点科技的很多经验可以运用到不同行业的客户企业中,帮助客户提前预警问题,规避成本浪费。”杜胜介绍。

  不难看出,正是基于对大型集团企业管理业务与信息化建设的丰富经验,先进、高效、创新的产品,还有用心、负责做事的态度,慧点科技才得以在高端OA领域长足发展,收获用户良好口碑。

  在同质化非常严重的OA市场,差异化定位已成为OA软件市场发展的必然趋势,历经不断的变革与创新,OA正朝着移动化、社交化、个人化、知识化等方向迅速发展。

  “蓝凌是国内第一家研究与推进知识管理实践的专业服务商,为客户提供专业、完整的解决方案,连续数年在知识管理市场占有率位列第一,参与并实施《中国知识管理标准》的制定和推进国际MAKE对标活动。”蓝凌副总裁叶葆春向记者介绍说。经过十余年的努力耕耘,众多优秀企业与蓝凌合作推进了知识化实践,见证了优秀的知识管理理念与技术有效结合所带来的巨大效益。

  作为中国知识管理与协同的领先品牌,蓝凌秉承“让工作更智慧”的核心理念,在国内率先提出完整的知识化解决方案,内容包括知识管理教育培训、管理咨询(知本经营咨询服务体系KCS)、软件产品(包括了专业知识管理平台KMS、知识化工作平台EKP、智慧协同平台EIS、企业移动社交平台KK)、应用实施服务。

  “三化三核心”理论支撑

  与互联网相比,企业传统应用系统大多以流程固化为手段、以实现企业管理为目的,但对用户易用性、对以人为导向组织信息等均缺少考虑。对企业而言,前端用户体验越来越强调服务化,后端平台越来越强调开发平台化。蓝凌就此提出的基于“三化三核心”(三化:个人化、整合化、移动化;三核心:数据仓库、内容仓库、流程引擎)的类互联网开发平台被认为是让企业拥有此能力的关键。基于“三化三核心”支撑,蓝凌以企业门户为统一的展现手段,融协同办公、知识共享、文化管理、战略管理、移动社交等于一体,充分满足企业个性化协同办公需求,帮助企业提升管理水平、提高工作效率。

  由于蓝凌先进的管理理念适用于各种类型的企业,并且针对大型企业集团和中小型企业都有相应的OA产品和解决方案,因此蓝凌的用户遍及各个行业,并且在大中小型企业中都有良好的口碑。以大型企业为例,叶葆春认为,大型企业的主要核心资产包括资本资产、知识资产以及人力资产。大型企业到一定规模就会出现集团管控的需求,它们在共享方面的核心包括:财务共享中心、知识共享中心、人力资源共享中心。因此,他们要求OA是极强的、开放的技术平台,需要具备很强的数据处理能力来处理个性化的文档、数据报表等。蓝凌的EKP就是一款针对大型企业集团的OA产品,它基于知识管理理念设计,综合企业管理支撑系统的发展而不断提炼而成。

  客户像搭积木一样轻松进行二次开发

  面对大型企业对OA的林林总总的个性化需求,让用户自行定义表单、流程等,或者让客户基于平台开发一些简单的功能模块,是业内通常的做法,但这无法完全满足客户的需求,因此才会有厂商帮助客户定制开发的服务。但叶葆春认为,即便如此,一家OA厂商通常很难迅速开发出相应的模块来响应客户需求。基于此考虑,蓝凌在OA产品中开发了一套应用中间件,在中间件之上搭建了企业需要的各式各样的应用模块。这样客户在提出新的需求时,可以先利用这些模块,像搭积木一样最大程度地自行开发功能来满足需求。

  “利用这些模块,客户不需要非常高端的研发人员便可完成开发,既能快速满足需求,又节省成本。而对于蓝凌来说,这样可以节省更多的人力去做其它的工作。” 叶葆春在接受记者采访时称,“利用应用中间件让客户进行二次开发的趋势目前很多厂商已经看到了,用友、东软也都在做类似的平台。现在越来越多的客户愿意基于我们的OA中间件自行开发一些功能。”

  蓝凌从一开始就将管理咨询与信息技术融于一体,深入了解客户的业务是蓝凌的基因。经过十余年的耕耘,蓝凌已形成了业界领先的知识管理咨询方法论、软件产品及系统实施方法论,以知识管理专家的形象为业界所认可。据悉,蓝凌将继续在中国知识管理与协同领域深耕细作,推动中国知识管理与协同的快速发展。

  作为行业内最具影响力及产品美誉度的品牌之一,北京通达信科科技有限公司(下称通达)的OA以其超高的性价比著称业内。过去,曾经有媒体戏称:“通达将产品定位于中低端市场,服务的对象多是中小企业客户,在大中型、集团型企业用户中难觅踪影。”此言不足为奇,因为通达过去为众多中小型企业提供了大量价格低廉甚至免费的OA产品,通达充分考虑到中小企业购买OA系统的预算有限,让这些用户可以实现自身管理系统现代化的梦想。

  迂回策略

  其实,通达在中大型企业的成功案例并不在少数,《国家统计局关于印发统计上大中小微型企业划分办法的通知》显示,在不同行业划分中大型企业的标准不同,但是一般营业收入超过3000万元、人员规模在100人以上的即可归为中大型企业。根据通达的信息,截至2012年6月,通达OA在中国企业500强(含服务业、制造业500强等)中的应用,已达157家集团企业,500余家下属子公司。

  正由于具有开发大型项目的能力和丰富的经验,通达才有底气称他们将向大中型企业集团客户和政府客户发力,这也是通达今年以及今后多年的重要策略。据通达CEO高波介绍,通达的客户群将会覆盖大中小企业及政府,且不像有些OA厂商那样只专著于几个行业,通达将向所有行业发力。诚然,这种“曲线救国”的策略不失为企业做大做强的睿智手段。

  为满足大型企业和政府客户的需求,通达正在不断更新产品版本,有针对性地做细分版本,比如政务版、集团版等。“10月10日正式发布的通达OA 2013集团版增加了门户管理系统、数据报表、数据中心、集团管控平台等功能,这些功能将吸引更多大中型企业、集团企业的目光。”高波正在布局大中型企业市场。

  不过,大型企业中的系统对接也考验着OA厂商的能力。高波介绍:“我们用OA为七匹狼集团整合了13个信息系统,为用户实现系统集成提供了最高效的解决方案。”

  不仅价格低廉

  通达OA做到了真正的质优价廉,且产品的竞争力表现不俗。“我们的产品虽然便宜,但品质高,拿我们免费的产品和别人20万元的产品相比,我们有信心说我们的产品更好。因为我们的研发投入很大。”高波对通达OA的产品品质信心满满,“我们非常重视用户体验,目前公司已经在强调要超越苹果,比如我们OA中的邮箱系统做得非常棒,强调‘智领全球’。” 目前,通达总部共有员工300余人,研发人员占到70%以上。

  企业对OA移动版需求旺盛,因为OA是全员系统,管理层要通过OA审批流程,他们移动办公的概率更大。通达从2010年就建立了移动开发团队,自主开发产品。“我们建立移动研发团队的时候,很多厂商还没有这方面的人才。经过3年的积累,我们的产品已经非常成熟,有安卓和iOS两个版本,常用的功能如即时通信、电子邮件、工作日志、工作流审批等都会体现在移动版上,还支持手写签批功能,界面非常友好。而且,移动版是完全免费的。”高波说。

  通达并未固守传统的OA模式。目前,通达正帮助客户全力打造私有云平台。今年6月,通达响应“简朴政府”理念,推出了电子政务版软件系统通达oa2013政务版,这也是目前国内电子政务领域唯一基于云计算的高端政务平台。高波介绍,北京市大兴区政府作为试点单位,正在利用通达OA所搭建的私有云平台进行全面的电子政务系统搭建和实施部署,随着试运行的成功,有关部门将会全面实现政务私有云平台控制模式。

  以中小企业为坚实后盾,将触角伸向大中型、集团企业,继而逐步覆盖全行业,我们不得不承认通达拥有高瞻远瞩的战略眼光。将发展之路走得稳健、踏实、务实,通达正肩负使命,一路向前……

  上海泛微网络科技股份有限公司(下称泛微)从2001年成立之初就从事OA相关产品的研发,经过12年的市场化开发,历经1.5万多家客户的体验和功能完善,已经形成成熟的平台化产品,包括泛微协同管理平台(e-cology)、泛微协同办公系统标准版(e-office)产品系列,涵盖OA(协同办公)、EIP(企业信息门户)、KM(知识管理)、HRM(人力资源管理)、CRM(客户关系管理)、WM(工作流程管理)、PM(项目管理)、电子政务、内外网一体化管理等系统。

  产品成熟度高

  同其它主流OA厂商一样,泛微的大OA平台可以通过配置来实现用户的很多个性化功能。“我们是最早从事这个行业的,积累了数量众多的各行各业的客户,行业经验比较成熟,产品架构扩展性、整合性等比较强,即使不懂代码的人,也可以根据需求自定义和配置功能。系统在后台形成几百个开关,用户需要哪些功能打开那些开关即可。”泛微运营副总裁熊学武在接受记者采访时表示。在利用泛微大OA平台搭建功能时,用户可以不考虑数据和程序,只需按照本企业的业务功能组合来选择泛微大OA系统的功能模块,这是因为平台采用面向对象的开发方法设计。

  此外,泛微有完善的后续产品升级规划。“很多客户的二次开发需求可以通过产品的后续升级得以满足,后续服务维护投入成本比较低。”熊学武介绍说。

  数量众多的客户帮助泛微积累了丰富的经验,这又促使泛微完善产品,为客户提供更好的服务,从而形成良性循环,获得更多客户的青睐。熊学武向记者介绍:“在最新发布的2013财富中国五百强榜单中,近百家集团企业使用了泛微协同管理平台,覆盖了集团、制造、房地产、金融保险、建筑设计、酒店餐饮等行业,市场占有率高达19%。”

  据介绍,目前泛微在集团管理、高新技术、生产制造、咨询顾问、医药通信、房地产、酒店餐饮、金融业等领域形成了一整套成熟的行业解决方案。

  大OA平台消除信息孤岛

  泛微大OA平台中的各子系统采用中央数据库,一次数据输入可被不同模块调用,保证数据的统一性和唯一性,消除数据孤岛。比如,一个报销流程数据可以被客户、员工、财务部门、项目经理调用,企业就可以将OA、CRM、HR等系统中的数据共享,相比由不同厂商提供几个系统的用户,免去了打通各系统的麻烦。

  在大型集团企业客户方面,泛微大OA平台的“集团数据中心”为客户提供了非常人性化的体验。它提供类似万能报表的功能,该功能主要为提升集团管理公司的管理职能,方便集团公司随时了解和监控下属分、子公司或关联企业的运营情况,通过“集团数据中心”功能,集团管理总部可实时汇集下属公司财务、生产、销售、人事、成本、收益等方面的数据到总部,总部利用“集团数据中心”提供报表分析工具来对下属公司的营运生成各种报表协助集团管理者做出分析和决策。

  12年来,泛微专注于大OA发展方向 ,为适应更多的客户、提高客户满意度不断创新。“我们建立了真正以用户为导向的泛微大OA办公平台,包括小前端、大中端和强后台。小前端是以用户工作岗位为中心的个性化办公平台,在这个平台上,员工能够快速掌握所要完成的工作事项,而小前端工作台的内容,是大OA平台根据员工岗位角色主动聚合推送的。大中端是面向企业提供丰富的行业管理应用构件,只要企业有需求,便可通过语音等方式快速把应用提供给客户使用。我们正与合作伙伴合作,把他们的应用加入到我们的系统中来。强后台是面向企业IT人员的强大灵活的后台引擎,可以快速构建新应用供企业使用,比如门户引擎、流程引擎等。”熊学武介绍说。

  在OA领域,北京天作科技有限公司(下称天作科技)算是后起之秀。它创立于2008年,定位为“专注于商业应用的产品和服务提供商”。它不是一个单纯做软件产品的企业,同时提供硬件产品和服务。以Skyfor Cube为硬件产品、以Skyfor系列为软件体系、以软海服务为支撑,三位一体。天作科技为中小企业提供一站式的产品及服务,帮助它们做好信息化建设的设计和实施工作。虽然公司很年轻,但员工却不缺乏经验,公司关键岗位都是相关专业领域的资深人士,对企业信息化建设有着深刻的理解。

  独特的JBPM架构

  Skyfor OA是Skyfor软件体系中的重要组成,秉承着“让协同智能,让管理可见”的产品理念来构建协同办公平台。与主流OA厂商的底层架构不同,Skyfor OA采用独特的JBPM(Java Business Process Management)技术作为底层开发框架。JBPM是覆盖业务流程管理、工作流、服务协作等领域,灵活的、易扩展的可执行流程语言框架,该技术目前在国内外受到普遍认可。“在国内将这一技术应用较好的厂商并不多,我们在JBPM的基础上加强了系统的健壮性和稳定性,使他更符合企业级的商业应用。目前已有诸多知名客户选择我们,并且应用情况比较满意。”天作科技产品总监顾臻向记者介绍说。

  JBPM利用XML作为数据的载体进行数据传递,因此在异构系统中JBPM能更好地实现系统信息的传递。“比如员工有一张报销单,从申请到完成审批,系统会自动生成XML文件,这个文件是符合财务系统规范的数据,财务系统可以将这条信息通过接口自动导入到OA系统中,然后将财务系统输出的财务数据和OA数据作为BI报表的基础数据,为管理层提供决策数据支持。” 顾臻介绍,JBPM为OA系统带来的巨大好处是提供了便捷的与其他信息管理系统数据整合的能力。“同样,它也可以实现ERP等系统和OA的数据交互,将企业的信息彻底打通,消除信息孤岛。”

  由于Skyfor OA底层技术的先进性,天作科技可以为客户更好地实现差异化的想法并适用于各行各业。搜狐畅游是天作科技的客户,公司会将员工好的创意构建成一款商业游戏软件,在构思的过程中需要团队共同提供支持。因此,公司需要形成一个有规则的流程来完成监控任务。搜狐畅游通过对比,最终选择了Skyfor OA。“搜狐畅游本身也是一家技术公司,他们的选择恰恰说明了客户对我们的认可。Skyfor OA实现了对项目的管理和控制,更难能可贵的是,当业务发生变化时,Skyfor OA可以轻松地适应变化而不需要额外开发。如此一来,项目的管控变得更轻松智能,而且开发的时间大大缩短,企业提升了竞争力,对于一个近千人规模的企业来说这是非常重要的。”顾臻说。

  员工工作分析平台受欢迎

  Skyfor OA的一大功能——对员工工作情况的全面分析,很受中小企业管理者欢迎。这和天作科技整合企业信息化上下游数据有密不可分的关系。

  通过对来自Skyfor Cube(Skyfor Cube是整合了网络、电话、无线、电子邮箱、企业防火墙、服务器集等功能的新一代融合设备)的基础数据和OA的基础数据分析,Skyfor OA可以对一个员工进行综合系统的分析,并为公司绩效管理提供全面可靠的数据来源。例如:一个销售专员每天会打很多销售电话,也会接很多客户咨询电话,会给客户发电子邮件,会访问互联网。这些数据来自Skyfor Cube平台,同样他也会操作流程审批,发布和上传销售资料,汇报工作日志和客户跟进情况,还可以统计出销售成单情况。将这些数据汇总,就可以形成这个销售人员的立体数据。通过这一功能,管理者能公正客观地评价员工的工作。

  天作科技的产品对辅助中小企业办公和管理非常有效。中小企业资源相对匮乏,企业管理相对混乱,往往一个人身兼数职,管理范围模糊,而先进、高效、整合、易用、可成长的天作科技产品在用户实际应用中不但有效,而且也避免了很多其他问题。天作科技上千家的用户规模也反映出了市场的理性选择。

  北京万户网络技术有限公司(下称万户)是一家综合型OA厂商,为各个行业提供OA解决方案。其客户群包括政府、企业集团、中小企业等。因为万户的整体解决方案能力强,所以可以服务各行各业的客户。

  缘于这种多客户群的定位,万户的产品线也非常全面。万户网络副总经理徐海棠认为,万户在协同办公软件方面产品线是最全的。它包括门户、统一用户管理和身份认证、数据交换的平台、OA产品等,这其中还包括可以独立销售的工作流模块。在行业方面,万户正在强化医疗、电子政府、能源行业的应用。

  平台化优势

  徐海棠认为,很多大企业对OA的应用不只是集中在OA的门户、工作流等应用,他们也会做一些资产管理、合同管理等方面的应用。万户OA所具有的平台化优势恰恰可以帮助他们快速定义出这些功能。

  随着OA功能的不断延伸,出现了大OA、泛OA的概念。很多企业特别是一些小企业,把OA当作一个综合平台应用,把人力资源、行政管理甚至业务应用都放在了这个平台上,因此,OA的定义早已从原来的办公自动化向外延伸了。对于功能被囊括在OA里的专业软件而言,它们与OA也形成了一定的竞争关系。以BPM为例,OA里也可以实现业务流程管理功能,那么OA是不是侵蚀了BPM的市场?

  对此,徐海棠认为, BPM是专业软件,但对于需要在OA中实现BPM功能的小型企业而言,他们对于业务流程管理的需求没有那么高,杀鸡焉用牛刀?此外,专业的BPM软件应用复杂、不能快速定义、易用性较差。而客户使用OA来完成这一功能时,OA具有非常开放的流程引擎和解决方案,易用性较强。综合来看,在性价比、易用性、满足用户的流程需求等方面要优于专业的BPM软件。而随着OA的不断发展,其BPM功能也在不断完善,能够满足一般企业的需求。

  万户非常重视用户体验,在研发上投入了大量精力。据介绍,目前万户的技术团队占到公司员工人数的60%。“国产软件通常比较粗糙,很难看到做得精致的管理软件性。而我对万户OA的易用性、人机界面方面是比较有信心的。”徐海棠说。在记者接触到的一些万户的小型企业客户中,系统的易用性和功能的易搭建是他们选择万户的主要理由。

  深耕行业

  同其他主流OA厂商一样,万户也在做多个系统的对接接口。据徐海棠介绍,在服务客户的过程中,根据客户的需求,他们与很多管理软件做了整合,像即时通信软件、邮件系统、传真软件、档案软件以及Oralce和SAP的ERP软件等。比如,此前万户给紫金矿业做过OA与ERP、人力资源管理两个系统的对接。

  在大型企业集团中,OA有大集中的应用趋势。由于大型企业集团的分支机构在地域上比较分散,因此在分权控制方面也有严格的要求。徐海棠称,万户在大集中和分布式上都有相应的解决方案,在大集中方面,万户有权限分离的解决方案,在分布式方面,万户用数据交换系统来满足需求。大型企业集团的OA解决方案是目前主流OA厂商都在关注的重要领域。

  移动办公已成为趋势,主流OA厂商都推出了移动协同办公产品和方案。万户除了推出移动版的产品外,还在开发移动中间件平台,在这个平台上,万户封装了很多应用。用户可以开发出多种移动应用模块,这样,一次登录就可以进入所有的系统。此外,用户在开发时,不需要考虑手机的性能。目前,万户正在给安徽省某检察机关做这样的应用。该检察机关将把移动办案系统和移动OA系统整合到一起。

  技术一直驱动着万户不断完善产品和解决方案。万户的策略是:深化OA的主要应用,包括门户、工作流等,争取在所有客户通用的领域,做得越来越强,满足越来越多的客户需求。“在医疗、政府领域,只要业务系统不做的东西,我们都努力做得够专业。此外,还要把底层平台打造得更好,足够灵活。”徐海棠说。

  飞鹤乳业有限公司(下称飞鹤乳业)始建于1962年,2003年在美国纳斯达克上市,2009年在美国纽交所主板上市,成为第一家在美国纽交所主板上市的中国乳品企业。当信息化在企业发展中起到决定性作用的时候,飞鹤乳业开始了信息化之路。

  2009年飞鹤乳业初步形成了集团架构,分布在黑龙江、吉林、河北、山西等地的加工工厂以及全国各地的销售办事处,使传统的办公模式已不能满足现代企业高效的办公需求。对于集团企业而言,办公可控性不足、上传下达不及时、办公成本高等已经成为传统办公方式阻碍企业发展的主要障碍。为了解决以上问题,飞鹤乳业决定上线OA系统。

  协同是核心需求

  虽然飞鹤乳业已于2008年部署了ERP,但公司当时并没有成立专门的信息部门,负责OA项目的负责人梁爱梅并不是技术出身,她对OA了解有限。为了选择一套适合公司的OA系统,公司做了大量市场调研,并通过多轮招标的方式,深入了解主流厂商的产品。 “厂商一轮轮的讲标让我们逐渐对OA有了深入认识。随后,我们根据公司当时最紧迫的需求,做出了选择。”梁爱梅对《中国计算机报》记者表示,“当时我们最需要的核心应用是协同办公。”

  虽然OA系统被称为协同办公系统,但是不同的产品对“协同”的体现却不相同。经过对比,飞鹤乳业最终选择了致远的协同办公软件A8。“我们对比了当时市场上主要的OA系统,在跨地域协同方面做得最好的就是致远软件了。”梁爱梅向记者解释。此外,在集团化方面,致远软件也算是做得比较早的。“当时,其他厂商都没有集团版产品,但我们非常需要。”她介绍道。集团版的分权管理功能非常受用。比如在发一条公告时,发起人可以直接选择集团总部,这样,只有集团总部的员工可以看到它。这给飞鹤这样的集团企业在日常办公和管理方面带来很大便捷。

  梁爱梅坦言,2009年飞鹤乳业的企业管理流程并不完善,因此没有选择那些将流程限制得非常死的产品。“在当时的情况下,我们怕流程限定太死会影响大家的体验,从而使大家对OA产生抵触情绪。A8在流程管理方面非常灵活,比如发一条流程,员工可以根据实际业务需要,自己确定应该发给谁来审批。”

  梁爱梅认为,致远的协同功能如此强大以至于她有时会忽略一些其他的细分功能。比如要开一个会议,她会在OA中向参会人员发邀请,让大家按指定时间和会议室去开会。“其实,我们的OA中有专门的会议系统,设计非常细致和人性化,比如快开会时,它会及时向参会人员提醒,如果参会人员没反应,提醒会一直显示在桌面上。”梁爱梅笑着介绍,“我觉得OA中的很多功能我用得还不充分,事实上,它非常强大。”

  用户体验与日俱增

  2011年,飞鹤乳业全集团有合同编制3000多人中约有1000人使用OA。OA系统实现了工作流管理、公共信息管理、日常办公、日程会议计划和电子邮件等功能。它给飞鹤乳业带来办公效率提升、成本节约。比如,通过自由协同的使用,公司生产、仓储、采购多部门协作及时处理的废旧包材为企业每年节省资金100余万元。“OA颠覆了公司的办公模式并规范了企业管理。现在大家离开OA都不知如何办公了。”梁爱梅说。

  在细节方面,A8不断提升用户体验。梁爱梅认为,致远几年来在细节上的改进非常多。比如,过去在做流程审批时,很多人用“已阅”表示审批意见。但是,这让人无法理解是否同意该流程。现在A8中的审批中,只能写“同意”或者“不同意”。“致远不断收集用户的反馈意见,进而不断改善产品细节。我们一直跟着该产品不断升级,产品越来越人性化。” 梁爱梅介绍说。


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